مقام معظم رهبری : بنیاد مسکن یکی از برکات مستمر و صدقات جاری امام راحل می باشد
یکشنبه ۲۴ شهریور ۱۳۹۸

دبیر خانه

دبیرخانه

مقدمه :

گاهی می توان برای پی بردن به اهمیت یک سیستم به وضعیتی فکر کرد که آن سیستم وجود نداشته باشد . احتمالاً نخستین چیزی که در ذهن نقش می بندد اتاقی است با کوهی از نامه ها در میان آن !

اینجاست که می توان به اهمیت وجود یک سیستم دبیرخانه قوی و کارآمد پی برد .

رسالت دبیرخانه :

ایجاد یکپارچگی و تعامل بین مدیران ، کارمندان و ذی نفعان به منظور تسهیل امور و افزایش اثر بخشی فعالیتها از شروع کار تا حصول نتیجه است .

اهداف :

واحد دبیرخانه مرکزی تلاش دارد ضمن ایجاد ارتباطی مثبت و تعاملی مناسب با تمامی قسمتهای واحد در راستای اهداف مقدس و آموزش عالی گام بردارد و این امر بدون همکاری سایر قسمتها میسر نخواهد بود . تسریع در امر پاسخگویی به مراجعین و تکریم ارباب رجوع از اهداف این واحد می باشد و واحد دبیرخانه تمامی سعی و تلاش خود را در جهت ارتقاء کیفی و فنی و خدمات دهی بهتر به مراجعین انجام می دهد . اهداف کوتاه این واحد گسترش اتوماسیون اداری فعلی دبیرخانه و آماده سازی بستـری مناسب در جهــت راه اندازی سیستم های جدیدتر ثبـت و ارسال نامه ها و هماهنگی و هم سویی بیشتر در راستای اهداف عالیه این سازمان است .

شرح وظایف :

 فرآیند مکاتبات از لحظه ورود تا خروج نامه اعم از ثبت ، صدور ، ارجاعات ، پاسخگویی ، راهنمای مراجعان ، بایگانی ، عملیات اسکن و پرینت ، ارسال موارد الکترونیکی (سیستم پیام دولت ، شبکه داخلی ، فاکس الکترونیکی و مراسلات) در دبیرخانه مرکزی انجام می گیرد .

موارد اقدام های انجام شده را می توان عنوان کرد

۱- جمع آوری مهرها ، پاکت ها ، سربرگهای متفرقه و یکسان کردن آنها ، برقراری سیستم واحد (تحت web ) و یکپارچه سازی و استفاده همزمان در همه ساختمانهای ستادی ، راه اندازی سامانه ، مدیریت فاکس ، حذف کاغذ در گردش مکاتبات ، مراحل تهیه ، اصلاح ، بررسی ، امضاء و ارجاع پیش نویس به واسطه تنظیم امضای الکترونیکی مدیران و معاونان در سیستم که در همه واحدهای ستادی انجام می شود . پس دبیرخانه پس از دریافت نامه ها از مراجعه کنندگان آنها را اسکن کرده و از طریق سیستم برای مدیران و معاونان بخشهای مربوطه ارسال می کند آنها نیز بعد از دریافت نامه ها و امضای الکترونیکی به دبیرخانه می فرستد و سپس توسط دبیرخانه مرکزی یا به صورت الکترونیکی یا پرینت آنرا گرفته و با مهر برجسته آن را برای ارباب رجوع ارسال می کنند .

درباره مزایای استفاده از دبیرخانه مرکزی می توان به این نکته اشاره نمود

در این روش باعث تسهیل و تسریع در دریافت ، ارسال مکاتبات و همچنین صرفه جویی در وقت ، هزینه ها و مصرف کاغذ و بازیابی آسان و سریع سوابق مکاتبات و اسناد ، رضایتمندی ارباب رجوع از نظر دقت و سرعت را می توان از دیگر مزایای دبیرخانه نام برد .

خود باوری و ارتقای جایگاه دبیرخانه در سازمان ( به ویژه چارت سازمانی) و استفاده و شرکت در دوره های آموزشی و انعکاس آن به مرکز و همچنین تجهیز و استفاده بهینه از فناوریهای روز اتوماسیون اداری و ایجاد انگیزه برای عملکرد بهتر را به عنوان پیشنهاد برای بهبود روش های جاری در دبیرخانه می توان ذکر کرد .

*

code

معرفی اجمالی بنياد مسكن زنجان

در پي فرمان حضرت امام در ۲۱ فروردين ۱۳۵۸ و افتتاح حساب ۱۰۰ و توجه عموم  به اين امر مهم بنياد مسكن انقلاب اسلامي در بيست وپنجم ارديبهشت ماه فعاليت خود را آغاز كرد. اساسنامه بنياد در تاريخ هفدهم آذرماه سال ۱۳۶۶ به تصويب مجلس شوراي اسلامي رسيدو طبق آن وظايفي بر عهده اين نهاد گذارده شده.

بنياد مسكن انقلاب اسلامي استان زنجان با هفت شعبه در شهرستانهای زنجان ، ابهر ، خرمدره ، خدابنده ، طارم ، ماهنشان ، ایجرود و بانک ماشین آلات به منظور انجام مسئوليت ويژه بنياد مسكن در رابطه با توسعه مسكن در شهرها و روستاها و اقشار كم‌درآمد و بازسازي مناطق آسيب‌ديده از سوانح عهده‌دار وظايف مربوط مي‌باشند.

پیگیری درخواست های ثبت شده

تمام حقوق اين وب سايت متعلق به بنياد مسكن انقلاب اسلامي استان زنجان مي باشد.

Template Design:Dima Group