دبیرخانه

مقدمه :

گاهی می توان برای پی بردن به اهمیت یک سیستم به وضعیتی فکر کرد که آن سیستم وجود نداشته باشد . احتمالاً نخستین چیزی که در ذهن نقش می بندد اتاقی است با کوهی از نامه ها در میان آن !

اینجاست که می توان به اهمیت وجود یک سیستم دبیرخانه قوی و کارآمد پی برد .

رسالت دبیرخانه :

ایجاد یکپارچگی و تعامل بین مدیران ، کارمندان و ذی نفعان به منظور تسهیل امور و افزایش اثر بخشی فعالیتها از شروع کار تا حصول نتیجه است .

اهداف :

واحد دبیرخانه مرکزی تلاش دارد ضمن ایجاد ارتباطی مثبت و تعاملی مناسب با تمامی قسمتهای واحد در راستای اهداف مقدس و آموزش عالی گام بردارد و این امر بدون همکاری سایر قسمتها میسر نخواهد بود . تسریع در امر پاسخگویی به مراجعین و تکریم ارباب رجوع از اهداف این واحد می باشد و واحد دبیرخانه تمامی سعی و تلاش خود را در جهت ارتقاء کیفی و فنی و خدمات دهی بهتر به مراجعین انجام می دهد . اهداف کوتاه این واحد گسترش اتوماسیون اداری فعلی دبیرخانه و آماده سازی بستـری مناسب در جهــت راه اندازی سیستم های جدیدتر ثبـت و ارسال نامه ها و هماهنگی و هم سویی بیشتر در راستای اهداف عالیه این سازمان است .

شرح وظایف :

 فرآیند مکاتبات از لحظه ورود تا خروج نامه اعم از ثبت ، صدور ، ارجاعات ، پاسخگویی ، راهنمای مراجعان ، بایگانی ، عملیات اسکن و پرینت ، ارسال موارد الکترونیکی (سیستم پیام دولت ، شبکه داخلی ، فاکس الکترونیکی و مراسلات) در دبیرخانه مرکزی انجام می گیرد .

موارد اقدام های انجام شده را می توان عنوان کرد

۱- جمع آوری مهرها ، پاکت ها ، سربرگهای متفرقه و یکسان کردن آنها ، برقراری سیستم واحد (تحت web ) و یکپارچه سازی و استفاده همزمان در همه ساختمانهای ستادی ، راه اندازی سامانه ، مدیریت فاکس ، حذف کاغذ در گردش مکاتبات ، مراحل تهیه ، اصلاح ، بررسی ، امضاء و ارجاع پیش نویس به واسطه تنظیم امضای الکترونیکی مدیران و معاونان در سیستم که در همه واحدهای ستادی انجام می شود . پس دبیرخانه پس از دریافت نامه ها از مراجعه کنندگان آنها را اسکن کرده و از طریق سیستم برای مدیران و معاونان بخشهای مربوطه ارسال می کند آنها نیز بعد از دریافت نامه ها و امضای الکترونیکی به دبیرخانه می فرستد و سپس توسط دبیرخانه مرکزی یا به صورت الکترونیکی یا پرینت آنرا گرفته و با مهر برجسته آن را برای ارباب رجوع ارسال می کنند .

درباره مزایای استفاده از دبیرخانه مرکزی می توان به این نکته اشاره نمود

در این روش باعث تسهیل و تسریع در دریافت ، ارسال مکاتبات و همچنین صرفه جویی در وقت ، هزینه ها و مصرف کاغذ و بازیابی آسان و سریع سوابق مکاتبات و اسناد ، رضایتمندی ارباب رجوع از نظر دقت و سرعت را می توان از دیگر مزایای دبیرخانه نام برد .

خود باوری و ارتقای جایگاه دبیرخانه در سازمان ( به ویژه چارت سازمانی) و استفاده و شرکت در دوره های آموزشی و انعکاس آن به مرکز و همچنین تجهیز و استفاده بهینه از فناوریهای روز اتوماسیون اداری و ایجاد انگیزه برای عملکرد بهتر را به عنوان پیشنهاد برای بهبود روش های جاری در دبیرخانه می توان ذکر کرد .